2.    ЗАЩО АРЕНДАТОР-БГ Е НЕОБХОДИМ НА КЛИЕНТИТЕ?    

Разглеждаме „стандартен” земеделски клиент, обработващ 1000 дка земя, предимно зърнени култури. Арендаторът е сключил около 200 договора за аренда или наем с около 300 човека за 300 до 400 имота.

-       Налага му се да си води следните „регистри” – в хартиен или електронен вид: Лични данни за всички хора (включително адреси и телефони за връзка); Пълни данни за имотите (освен земеделските характеристики -  землище, №, местност, категория, площи и т.н.), документи за собственост, кой имот на кого принадлежи, каква част от имота притежава (съсобственост). Максимум половината от имотите са с изрядна документация, останалите са недоразделени (отделните собственици имат проблем с взаимоотношенията помежду си), официалният собственик отдавна е починал или един и същи имот се „дава” на няколко Арендатора...  Трябва да се води и „регистър” на самите договори – кой кога е сключен и кога изтича, заверен ли е пред нотариус, вписан ли е в съда, има ли заверка в ОСЗХ (Областна служба Земеделие и гори/храни) - №/дата или защо не го признават? с всички особености към съответния договор. Нормално е един човек (например Иван Иванов) да участва в няколко договора – наследил части от 2 имота от баща си, други 3 имота са изцяло негови-по майчина линия, купил с жена си още няколко декара, част от които обработва (засял е царевица, защото гледа животни). В АРЕНДАТОР-БГ данните се въвеждат еднократно, при необходимост само се коригират, а досието на Иван Иванов с лични данни и данни за имоти, договори и документи  може да се извади лесно и бързо.

-       РЕНТА. Рентата представлява заплащане – в пари или стока (натура) на правото на арендатора да ползва земята на човека Х за селскостопанска година. Обикновено рентата е различна за различните землища, местности и категории земя. Освен това, ако договорът за дадена земя е под аренда (например за 5 год.), рентата е по-висока в сравнение със същата земя (като характеристики), но под наем (за 1 год.). Възможно е за един и същи тип земя да се налага да се дава различна рента, например има договор за обработка на общинска земя, съответно по други правила. На арендатора (неговия служител) се налага за всеки човек да отдели кои имоти има (какви части от тях), на база характеристиките на тези имоти и други особености – каква рента се полага (в лв.). Често се случва да се договорират едни правила за рента, които после да се сменят изцяло или частично (на база лоша година или много добра реколта и др.).  Ако всичко това трябва да се изчислява ръчно се губи много време и се допускат много грешки (например за 1000 декара по 20 лв/дка средно при грешка от само 2% прави 400лв, повече от стойността на модула). В АРЕНДАТОР-БГ, ведомостта за рента се изчислява с един бутон в рамките на няколко секунди, до минута и няма опасност да се допусне грешка при вярно въведени данни. След начисляване на ведомостта за рента проблемите продължават. Например: по ведомост Иван Иванов има да взема 500 лв.рента; иска да вземе 200 от тях авансово – през лятото. Предната година не е бил в страната и има да взема още 450 лв от мин.година, но за животните, които гледа, дължи 100 лв за обработката на 2 дка с царевица. Останалите пари иска да ги вземе на зима - за дърва. В АРЕНДАТОР-БГ, има „каса/банка рента” с данни за всички стари плащания и настоящи задължения и конкретното плащане се отразява за секунди

-       АДМИНИСТРАТИВНИ СПРАВКИ – на база тези справки се отпускат субсидии (които като сума често са повече от рентата), а при неподаването им – не се получават  субсидиите или се налагат глоби. АНКЕТНА КАРТА на земеделския производител се подава към службите по Земеделие и гори/храни, в електронен вариант по техен формат. Основната таблица в тази справка са данните за имотите – по землища, №, местност, категория, стопанисване, площ и поливна площ, само на имотите от заверените в ОСЗГ договори. До 2006 г. справката беше във вариант на Ексел, на дискета. През 2007 г. излязоха 7 официални варианта на Аксес на диск, през 2008г – вариантите стигнаха до 12-ти, а само за първия месец на 2009 – има над 10 варианта отново в Ексел формат. Арендаторът (служителят му) получава варинт Х на Анкетна карта от ОСЗГ, набира в него 400-те си имота с всичките им характеристики (средно по 5 мин на имот, ако има редовен хартиен или електронен регистър) и когато отиде обратно в ОСЗГ се оказва, че има нов вариант. Декларация по чл.70, ал.2 от ППЗСПЗЗ – задължителна е, подава се на хартия. Включва подробни данни за имотите, подробни данни за собствениците (имена, ЕГН-та), данни за документите за собственост (при комбинация 300 човека, 400 имота – около 1000 реда). Променя се веднъж до 2 пъти годишно с леки вариации между колоните и съдържанието. Справка по чл.73 от ЗДДФЛ (към НАП) – за изплатената рента през счетоводната, а не селскостопанска година, и само за хора с верни ЕГН-та, т.е. за Иван Иванов ще се декларира, че едната година е взел (200лв авансово +450 лв от предходната година), а през следващата счетоводна година е взел останалите 300лв + колкото е взел за следващата, като 100-те лв. за личното ползване (обработката на царевицата), трябва да му се вземат, но те не фигурират в тази част на счетоводството. В АРЕНДАТОР-БГ, всички тези справки се генерират с един бутон, в рамките на няколко секунди, до минута, без опасност от технически грешки. При излизане на нов окончателен вариант на административна справка има и нов вариант на АРЕНДАТОР-БГ.

-       ОПЕРАТИВНИ СПРАВКИ – необходими са за контрол и управление. Често задавани въпроси са колко декара има арендатора в дадено землище или местност, например за предварителни сметки за обработка, комасация или др. По проект Х трябват само декарите от определена категория земя или с определен размер. Да могат да се направят предварителни сметки какви пари могат да се обещаят за рента или при какви условия да се договори обработката на общинска земя... В АРЕНДАТОР-БГ, има генератор на база типови справки (като общи площи, справки на екран, ексел или хартия в съответния вид), които лесно и бързо могат да дадат отговори на почти всички възможни въпроси на база въведените данни.

-       ОБРАБОТКА НА ЗЕМЯТА – необходима е за контрол и управление.

Чрез АРЕНДАТОР-БГ ръководството на фирмата – арендатор, ще знае кога, къде (блок/поле), каква култура е обработвана и с какви ресурси, ще може да се види себестойност на незавършената продукция във всеки един момент. Обикновено конкретните обработки се водят само ръчно на хартия, а себестойността на продукцията се следи от счетоводството, но на по-късен етап и на база само на счетоводни данни. В реална ситуация арендаторът „получава” торове, препарати и семена през пролетта, на консигнация, т.е. не ги плаща. Счетоводни документи получава обикновено на есен, след прибиране на продукцията, когато и заплаща съответните торове, препарати, семена и др. Счетоводно разходите се водят по осреднени норми на база култура. Реалните разходи често са съвсем различни, а арендаторът го интересува и от кой блок/поле каква продукция е произведена (добив, себестойност). Нормално е в блок с големи наклони да има повече разход на дизелово гориво, различни са и разходите при различните почви, т.е себестойността на една и съща култура зависи много от конкретния блок на който е засята, добивът-също. Арендаторът иска да може да прецени във всеки един момент колко разходи има до тук и дали може да спести част от предстоящите – това са справки, които стандартно счетоводство не може да предостави, за разлика от АРЕНДАТОР-БГ. При земеделските производители често складовите наличности също са проблем, т.е. кога какъв материал или препарат е бил взет, каква част от него вече е изразходвана (често въобще не се завежда в склада, а веднага се качва по машините), какво е останало налично, от какво има нужда и най-вече огромната злоупотреба с горивата. АРЕНДАТОР-БГ предоставя възможност за бързо и лесно водене на входящи и изходящи материали по количества, за реална и ежедневна отчетност, за контрол на направените разходи и за незавършеното производство, за добиви и себестойност на продукцията както обобщено, така и по блокове и култури.  

Ако разглеждаме „стандартен” арендатор, обработващ до 5000 дка земя, предимно зърнени култури и е сключил около 200 договора за аренда/наем с около 300 човека за 300 до 400 имота. Неговият служител ще се занимава с договорите 2 до 3 месеца годишно, изчисляването на рентата отнема още около 2 седмици, всяка промяна -  преизчисляване – още толкова. Допуснатите грешки от изчисления също са много голям проблем. Попълването на Административните справки отнема по седмица за всяка. Реално срещу 6-те месеца трудово възнаграждение на служителя АРЕНДАТОР БГ дава възможност за първично въвеждане на данните за под месец, а след това всяка корекция е в рамките на минути, а справките са готови за секунди. Аналогично е положението с реалната обработка на земята при ръчно водене и с АРЕНДАТОР-БГ.